Fonctions Commerciales et SAP - Guide Complet

Sommaire

Les métiers de l’entreprise et SAP
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L’entreprise, définition et objectifs.
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L’entreprise est un groupement humain hiérarchisé qui met en œuvre des moyens intellectuels, physiques, financiers, pour extraire, transformer, transporter, distribuer des biens ou des services, conformément à des objectifs définis par une direction, en faisant intervenir à des degrés divers les motivations de profit et d’utilité sociale.

La réalisation d’un profit est un objectif essentiel et conditionne souvent la survie de l’entreprise.

Mais, l’entrepreneur peut avoir d’autres objectifs lorsqu’il crée son entreprise (épanouissement personnel, création d’emplois, production de biens ou de services de qualité, respect de l’environnement…). Ces objectifs ne sont pas incompatibles avec celui de profit.

Une entreprise sur SAP
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Les sociétés dans SAP sont maintenues dans la table de la SE16N appelée T001. Dans cette table, vous pouvez voir toutes les sociétés sont listés avec leur descriptions et leurs paramètres. Celles-ci sont paramétrées en SPRO.

Dans la transaction SPRO, la structure de l’entreprise est définie. Avec la liste des numéros de Sociétés et leur description. On peut les lier à un plan comptable pour le module Finance ou même à un périmètre analytique pour le Contrôle de gestion.

OBY6 pour lier la société avec le plan comptable

OB19 pour lier la société avec le périmètre analytique

L’entreprise, ses activités
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Une activité industrielle
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Elle achète des matières premières, les transforme et vend des produits finis issus de ces transformations.

Par exemple :

Secteur Automobile, Secteur Aéronautique, etc..

Une activité commerciale (Négoce)
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Elle achète des marchandises et les revend dans le même état (sans transformation).

Par exemple :

Groupe SOUFLET dans le Négoce de céréale.

Une activité de services
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Quand elle produit et vend des services.

Par exemple : Une ESN.

Distinction entre produit et service
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Un produit a une réalité matérielle (on dit qu’il est tangible) : on peut le toucher, le transporter chez un distributeur pour le mettre à la disposition du client.

Si le service, comme le produit, nécessite de la main-d’œuvre et des équipements, il n’utilise pas de matières premières. Il est intangible.

Un produit peut être stocké, ce qui n’est pas le cas d’un service.

Une entreprise peut avoir à la fois une activité industrielle, commerciale et de services.

Exemple AIRBUS

SERVICES proposés par AIRBUS

Les article sur SAP : Produit ou Service ?
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Les articles produits ou services se distinguent par leur groupe d’article. Même parfois par leur nomenclature.

Afficher un article se fait en transaction MM03 et possède plusieurs vues : données générales, des ventes, de l’ADV, de la comptabilité ou des stocks.

Les partenaires de l’entreprise
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Les clients :

Les clients sont les personnes qui achètent les biens et services que propose l’entreprise. Ce sont des particuliers ou bien des entreprises.
Liste des exemples ensemble.

Les fournisseurs :

Les fournisseurs de biens. Ils vendent des matières premières, des fournitures ou des marchandises. Ce sont des partenaires réguliers qui satisfont les besoins de l’entreprise pour son activité quotidienne.
Les fournisseurs d’immobilisations. Ils procurent à l’entreprise le matériel productif et le mobilier. Ce sont des partenaires ponctuels qui satisfont les besoins liés au démarrage de l’activité et au renouvellement des moyens matériels usés.
Les fournisseurs de services. Ils peuvent proposer des services réguliers tels que le transport des produits finis, mais aussi des services ponctuels tels que la maintenance informatique.
Liste des exemples ensemble.

Les associés :

Ces personnes apportent des capitaux (de l’argent) lors de la création de l’entreprise. Ces capitaux sont utiles au démarrage de l’activité pour l’acquisition des locaux, des machines, des matières premières, des marchandises, etc.
Cette participation financière leur donne droit à des parts sociales qui leur permettent de participer aux décisions et, dans certains cas, de percevoir une rémunération sur les bénéfices de l’entreprise.

Les salariés :

Ils sont en général composés : des cadres, chargés de la gestion et de la conduite des opérations par l’encadrement des ressources humaines appropriées, des employés, chargés de l’exécution des processus commerciaux et de production en liaison avec l’encadrement. Ils perçoivent un salaire en échange de leur travail fourni au sein de l’entreprise.

Les banques et autres institutions financières :

Elles prêtent de l’argent aux entreprises. Elles s’occupent également de leurs comptes bancaires.

L’état :

Les différentes administrations (ex. administration fiscale) et les organismes sociaux (ex. assurance maladie, assurance chômage).

Les clients et fournisseurs sur SAP ECC
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Les clients et les fournisseurs sur SAP ECC sont maintenus respectivement en XD03 et XK03. Avec les données sociétés et commerciales pour les clients ; et les données sociétés et

Les banques sur SAP
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La gestion des comptes bancaires se fait via la transaction FI01, FI12 et FBZP.

Les échanges entre l’entreprise et ses partenaires => les flux
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Les opérations entre l’entreprise et ses partenaires génèrent des échanges, appelés « flux ».

Un flux est un mouvement de biens, de services, de valeurs monétaires ou d’informations entre deux partenaires.

Les différents types de flux :

Les flux d’informations.

Exemple : Le client envoie à Airbus le type et le nombre de biens à livrer.

Airbus communique à ses fournisseurs la matière première et les services dont il aura besoin pour livrer la commande client.

Les flux physiques.

Exemple : Airbus reçoit la matière première de ses fournisseurs afin de produire la commande client.

Airbus livre la marchandise au client.

Les flux financiers.

Exemple : Airbus paie ses fournisseurs pour les matières premières commandées.

Le client paie les avions livrés à Airbus.

Modules SAP
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Flux SD sur SAP
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Il se décompose en 4 grandes parties :

Les supports de ventes : contacts client, fiche client
Les ventes : gestion des offres de prix, des contrats cadres, traitement des commandes client
Les expéditions : planification de la préparation, exécution de la préparation de commande, sortie marchandise, bulletin de livraison
Facturation : facture sur bulletin de livraison, factures de prestations de services, avoirs
Dans ce processus, le module Finance gère les paiements clients.

Flux SD – Commande de vente client

VA01 – Commande vente client
VL01N – Sortie de marchandise
VF01 - Facturation

VA01
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Création de la commande de vente client

Flux SD entier
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VL01N
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Création de la sortie de marchandise, livraison :

VF01
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Facturation de la commande client :

Flux MM sur SAP
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La partie MM « Achats » possède les fonctionnalités de :

Planification des besoins
Contrôle des approvisionnements
Gestion des achats (commande d’articles stockés, commande de produits non stockés tels que les fournitures de bureau, Impression des commandes ou envoi par EDI, barème de prix, sources d’approvisionnement)
Gestion des approvisionnements (Suivi des stocks, Analyse des besoins, Suivi en-cours de livraison,)
Contrôle facture (intégration avec la comptabilité)
Gestion de la sous-traitance (Mise à disposition des composants, visualisation des stocks chez les partenaires sous-traitant)
Dans ce processus, le module Finance gère les paiements fournisseurs ainsi que la valorisation des marchandises.

Flux MM – Commande d’achat Fournisseur

ME21N – Commande d’achat fournisseur
ME29N - Lancement de la commande d’achat
MIGO – Sortie de marchandise
MIRO - Facturation

ME21N
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Création de la commande de d’achat fournisseur :

Suivre flux MM
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ME29N
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MIGO
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Sortie de marchandise :

MIRO
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Facturation de la commande de d’achat fournisseur :

Flux FI sur SAP
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Le module FI (Finance) permet de gérer les informations comptables pour les besoins externes (contraintes légales telles que l’établissement du bilan, du compte de résultat ou du flux de trésorerie).

Le module « Comptabilité Financière (FI) » répond aux normes comptables et aux exigences juridiques. Il permet de générer des états financiers :

Bilan
Compte de résultat
Flux de trésorerie
Réserves consolidées

Afficher document FI après facturation client en VF01 :

Afficher document FI après facturation fournisseur en MIRO :

En FB03 on peut voir le document d’origine que ça soit côté MM ou SD :

Dans notre cas, c’est un document comptable FI lié à une facture client.

Flux CO sur SAP
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Le module CO (contrôle des gestion) qui lui permet le pilotage interne de l’entreprise avec des états « maison » (Exemple : Rentabilité par famille de produit).

Le module de « Contrôle de gestion (CO) » fournit des informations pour la prise de décisions en matière de gestion. Toutes les données pertinentes pour l’analyse sont acheminées vers le module Contrôle de Gestion. Il permet de générer des états internes et propres à l’entreprise :

Analyse des coûts par produit
Analyse d’origine des coûts
Suivi des produits
États de Marges

Document CO en KSB5 :

Ce document CO a été généré à la suite d’un document FI :

Sur la ligne de variation de stock de ce document FI, on retrouve l’objet de résultat qui permet l’écriture côté CO.

Cette écriture côté CO va permettre d’alimenter plusieurs reports CO afin de permettre aux contrôleurs de gestion de suivre leurs coûts. Ces reports peuvent être ajustés en fonction du besoin clients, en rajoutant des caractéristiques, des composants de valeurs ou même ajouter des dérivartion.

Report de la transaction KE24 qui donne les postes individuels réels du périmètre de résultat sélectionné :

Les fonctions de l’entreprise
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Une entreprise est organisée en différentes fonctions dont les principales sont :

La Fonction de direction (Gouvernance) dont le rôle est de s’informer et de décider.
La Fonction approvisionnement dont le rôle est l’achat et le stockage.
La Fonction de production qui à pour rôle la fabrication, le contrôle qualité…
La Fonction commerciale dont le rôle est la vente, la publicité et les études de marché
La Fonction administrative dont le rôle est la gestion comptable et financière, la gestion du personnel et le secrétariat.

On parle aussi de :

Fonctions Opérationnelles
- Ensemble des activités et du personnel liées directement à la fabrication, à l’expédition des biens produits par l’entreprise (production, vente, logistique…). Les opérationnels sont directement acteurs sur les flux traités par l’entreprise
Fonctions Supports
- Regroupe habituellement les activités et le personnel ayant un rôle de support à la production, à l’activité principale de l’entreprise, ou une implication dans des projets transversaux.